Bố tôi năm nay hơn 70 tuổi. Vì chứng minh thư hết hạn, để thực hiện thủ tục liên quan đến bảo hiểm y tế, cần xin cấp đổi thành căn cước công dân.
Do thất lạc giấy khai sinh bản gốc, trên sổ hộ khẩu lại chỉ ghi năm sinh nên khi đề nghị cấp lại giấy khai sinh, cán bộ tư pháp yêu cầu xin xác nhận của nơi đã đăng ký khai sinh trước đây cho bố tôi.
Tôi có tìm về quê của bố thì lại được thông báo, do thời gian quá lâu, việc tra cứu hồ sơ gặp khó khăn. Họ hướng dẫn tôi quay về nơi bố tôi đang đăng ký thường trú để đề nghị gửi văn bản yêu cầu xác nhận và họ sẽ trả lời ngay khi tra cứu được.
Đã hơn 2 tháng trôi qua, ủy ban nhân dân nơi bố tôi đăng ký thường trú chưa nhận được văn bản trả lời của nơi đề nghị xác minh. Không biết, tôi có thể xuất trình toàn bộ hồ sơ lý lịch công tác, đảng viên của bố tôi hay cam kết về việc khai báo trung thực trên tờ khai đăng ký khai sinh hay không? Thêm nữa, với tư cách là con trưởng, tôi có đương nhiên được thay mặt bố tôi tiến hành thủ tục này hay không?
Trả lời:
Trước hết, bạn có thể thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh cho bố của mình nếu được ông ủy quyền. Bởi vì, khoản 1 Điều 2 Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định: “Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 của Luật hộ tịch được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con”.
Cũng cần lưu ý, theo khoản 2 của Điều này, “việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật; phạm vi uỷ quyền có thể gồm toàn bộ công việc theo trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả đăng ký hộ tịch.
Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền”.
Nghĩa là, bố của bạn ủy quyền cho bạn thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh cho ông thì việc ủy quyền được lập thành văn bản, nhưng không phải công chứng, chứng thực. Bạn chỉ cần xuất trình giấy tờ chứng minh mối quan hệ cha con với ông là đủ.
Thủ tục đăng ký lại khai sinh được quy định tại Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ như sau :
“1. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:
a) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
b) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;
c) Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.
Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.
4. Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.
5. Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.
6. Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết hồ sơ, giấy tờ, tài liệu là cơ sở để đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều này”.
Việc đăng ký lại khai sinh của bố bạn được thực hiện tại nơi thường trú, không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây. Cho nên, Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây cho ông kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
Theo đó, Uy ban nhân dân nơi nhận được đề nghị xác minh phải trả lời trong thời hạn 05 ngày để có căn cứ giải quyết tiếp thủ tục đăng ký lại khai sinh. Về nguyên tắc, trường hợp không nhận được kết quả xác minh, việc yêu cầu đăng ký hộ tịch sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Đó là:
“1. Đối với việc đăng ký hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị xác minh theo quy định của Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Thông tư này, nếu quá thời hạn mà không nhận được văn bản trả lời kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung cần xác minh. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan của mình.
2. Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan biết về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.
Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết theo quy định của Điều 5 Thông tư này hoặc hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật”.
Tóm lại, khi không nhận được kết quả xác minh, ủy ban nhân dân nơi đăng ký lại khai sinh cho phép bạn lập văn bản cam đoan về nội dung cần xác minh và chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan của mình.
Sau đó, nếu đáp ứng các yêu cầu khác, cơ quan này sẽ tiến hành thủ tục và cấp lại giấy khai sinh cho bố của bạn.
