CÂU HỎI KHÁCH HÀNG: Trong quá trình thực hiện một số thủ tục hành chính, cán bộ tiếp nhận thường yêu cầu hồ sơ được công chứng, chứng thực trong thời gian 3 tháng hoặc 6 tháng.
Xin hỏi: Theo quy định của pháp luật, giấy tờ đã được công chứng, chứng thực có hiệu lực trong thời hạn bao nhiêu.
LUẬT SƯ TRẢ LỜI:
Thắc mắc của bạn, chúng tôi xin trả lời như sau:
Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.
Theo khoản 4 của Điều này, “Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật này”.
Chứng thực bản sao từ bản chính, theo khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ, “là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”.
Giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định tại Điều 5 Luật Công chứng năm 2014 như sau:
“1. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
2. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
3. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
4. Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch”.
Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực. Đó là:
“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”.
Căn cứ các quy định nêu trên, Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Nói cách khác, về nguyên tắc, pháp luật công chứng chứng thực không giới hạn thời gian có hiệu lực của Văn bản công chứng, Bản sao được chứng thực từ bản chính. Cho nên, cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu các giấy tờ này được công chứng, chứng thực trong thời gian 3 tháng hoặc 6 tháng tính đến thời điểm nộp, xuất trình là không đúng quy định của pháp luật.
Trên thực tế, nếu có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp, cán bộ tiếp nhận có thể đề nghị người thực hiện thủ tục hành chính xuất trình bản chính để đối chiếu, nhưng không được yêu cầu nộp bản công chứng, chứng thực mới. Bởi vì, Điều 6 của Nghị định này quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao như sau:
“1. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết”.
Văn bản công chứng, Bản sao được chứng thực từ bản chính giấy tờ có xác định thời hạn như Hợp đồng có xác định thời hạn hiệu lực, Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy chứng minh Nhân dân… thì hiệu lực của Văn bản công chứng, Bản sao được chứng thực áp dụng hiệu lực theo các giấy tờ này.
